Legge sulla protezione degli informatori

La nuova “Legge sulla protezione degli informatori”, in breve HinSchG, è entrata in vigore il 2 luglio 2023. Questa legge, nota anche come Whistleblower Protection Act, è stata approvata con l’obiettivo di proteggere gli informatori da rappresaglie se rivelano illeciti nelle aziende.
In relazione a questo obbligo di legge, SAT Anlagentechnik GmbH ha istituito un sistema di whistleblower che offre a tutti i dipendenti, partner commerciali e clienti l’opportunità di segnalare in modo confidenziale e, se necessario, anonimo, possibili violazioni legali o altre azioni dannose.

Quali reati possono essere segnalati?

L’ambito di applicazione della legge comprende la comunicazione di informazioni ai cosiddetti centri di segnalazione (reporting) e la divulgazione di informazioni sulle violazioni al pubblico (disclosure):

• reati punibili per legge,
• reati punibili con un’ammenda, nella misura in cui la norma violata serva a proteggere la vita, l’incolumità fisica o la salute o a tutelare i diritti dei lavoratori o dei loro organi di rappresentanza,
• Altre violazioni di normative federali, statali e comunitarie, tra le altre:
  – per combattere il riciclaggio di denaro e il terrorismo,
  – con le specifiche per la sicurezza e la conformità dei prodotti,
  – con le specifiche per la protezione dell’ambiente,
  – sulla sicurezza degli alimenti e dei mangimi,
  – sulla regolamentazione dei diritti e della protezione dei consumatori,
  – sulla protezione dei dati personali nell’ambito del GDPR,
  – per regolare i diritti degli azionisti delle società per azioni,
  – sulla revisione contabile di enti di interesse pubblico ai sensi della sezione 316a frase 2 HGB,
  – sulla contabilità, compresa la contabilità delle società orientate al mercato dei capitali, ai sensi della Sezione 264d HGB,
• Violazioni delle leggi fiscali applicabili alle società e alle partnership commerciali,
• Violazioni sotto forma di accordi volti a creare un vantaggio fiscale che “è contrario all’obiettivo o allo scopo della legge fiscale applicabile alle società di capitali e alle partnership commerciali”.

Quali sono i centri di segnalazione disponibili?

Avete la possibilità di comunicare informazioni sulle violazioni per iscritto (tramite il portale) e per telefono. Sono possibili segnalazioni anonime.

Portale di segnalazione:
www.sat.hinweis.de

Informazioni dettagliate sulla protezione dei dati sono disponibili sul sito web del portale.

Per telefono:
Avete anche la possibilità di contattarci telefonicamente.

Potete raggiungere il nostro canale vocale all’indirizzo
0431 301400603

I messaggi vengono inseriti automaticamente nel nostro portale informativo.
L’ufficio segnalazioni interne confermerà la segnalazione entro sette giorni. In caso di consegna nei fine settimana, nelle domeniche e nei giorni festivi, la notifica si considera ricevuta il giorno lavorativo successivo. Entro tre mesi, l’ufficio per le segnalazioni interne vi informerà delle misure adottate, ad esempio l’avvio di indagini interne, l’inoltro della segnalazione a un’autorità competente per l’applicazione della legge, eventuali misure per porre rimedio al problema, la chiusura della procedura per mancanza di prove o per altri motivi.

Ufficio di registrazione esterno:
Ufficio di rendicontazione esterna della Confederazione presso l’Ufficio federale di giustizia
https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/MeldestelledesBundes_node.html

Qual è la procedura generale per la segnalazione?

• Conferma di ricezione alla persona che ha fornito le informazioni al più tardi dopo sette giorni;
• Esaminare se il reato denunciato rientra nel campo di applicazione materiale del § 2 HinSchG;
• Mantenere il contatto con la persona che ha fornito le informazioni e richiedere ulteriori informazioni, se necessario;
• Controllare la validità della notifica ricevuta;
• adottare misure di follow-up adeguate;
• Feedback al whistleblower entro tre mesi dalla conferma del ricevimento della segnalazione;
• il feedback dovrebbe includere la notifica delle misure di follow-up pianificate e già adottate, nonché le relative motivazioni, a condizione che ciò non influisca sulle indagini o sulle investigazioni interne e che non vengano lesi i diritti delle persone che sono oggetto di una notifica o che sono citate nella notifica;
• le informazioni devono essere documentate nel rispetto dei requisiti di riservatezza. Questa documentazione deve essere cancellata tre anni dopo la fine della procedura, a condizione che sia necessario e proporzionato conservare la documentazione per un periodo più lungo al fine di elaborare la notifica o in conformità ad altre disposizioni di legge.

Come sono protetti i miei dati?

L’ufficio relazioni interne tratta i dati personali – compreso il loro scambio o trasferimento – in conformità al Regolamento (UE) 2016/679 e alla Direttiva (UE) 2016/680, nonché alla legge nazionale sulla protezione dei dati. Si fa espresso riferimento al § 10 HinSchG.

L’ufficio segnalazioni interne tratta l’identità dell’informatore in modo riservato. L’identità del whistleblower può essere comunicata solo ai dipendenti incaricati di svolgere i compiti dell’ufficio di segnalazione interna e alle persone che li supportano nell’adempimento di tali compiti senza il loro esplicito consenso. Ciò vale anche per tutte le altre informazioni da cui è possibile ricavare direttamente o indirettamente l’identità della persona che fa riferimento.

L’identità può essere rivelata solo se sussiste una circostanza eccezionale ai sensi del § 9 HinSchG. La divulgazione dell’identità dell’informatore non è quindi completamente esclusa (cfr. art. 13 e seguenti del Regolamento generale sulla protezione dei dati – GDPR).
Il whistleblower deve essere informato prima che la sua identità venga rivelata, a meno che tale informazione non comprometta le indagini o i procedimenti legali in corso.
Nell’ambito della notifica, all’informatore verrà inviata una spiegazione scritta dei motivi della divulgazione dei dati riservati in questione.

L’ufficio di reporting interno protegge l’identità dei terzi citati nelle relazioni e l’identità delle persone interessate allo stesso modo. Le informazioni sulle persone oggetto di un rapporto e su altre persone citate nel rapporto possono essere divulgate solo nei casi specificati nel § 9 comma. 4 HinSchG all’autorità competente.

L’ufficio di reporting interno adotta misure organizzative, spaziali e tecniche adeguate per garantire che terzi non possano accedere ai file e ai documenti dell’ufficio di reporting.